Organiser la préparation des commandes pour les petites boutiques e-Commerce

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Faute de volume suffisant, seul un petit nombre d'e-commerçants peuvent se permettre d'externaliser la préparation et l'expédition de leurs commandes. Pas le choix pour le moment donc, vous devez préparer et expédier vos commandes vous-même, sans pouvoir bénéficier de l'expertise d'une plate-forme de traitement. Alors autant optimiser ce processus un tant soit peu et réduire un maximum les ratés par la même occasion. Voici comment.

 

 

Les conseils qui suivent peuvent être mis en œuvre assez facilement, et ils pourraient bien vous aider à gagner en efficacité dans la préparation de vos commandes.


 


1. Pourquoi vous devriez mettre en place une routine...

 

Si vous préparez vos colis tous les jours, essayez avant tout de le faire aux mêmes heures. Cela permet d'atténuer le sentiment de corvée que beaucoup de gens ressentent quand ils emballent des produits. En vous mettant à l’œuvre tous les jours à horaires réguliers, préparer les colis devient un automatisme... Un peu comme pour se brosser les dents avant de se coucher. Ces horaires réguliers sont particulièrement importants si vous avez d'autres priorités dans la journée. Comme pour n'importe quelle autre tâche, des plages de travail prédéfinis permettent de se concentrer et de travailler plus rapidement dans la mesure où l'on ne souhaite pas déborder de son planning.

La mise en place d'une routine pour la préparation des commandes comporte un autre avantage significatif. Cela permet à la plupart des e-commerçants de réduire un peu leur stress et d'éprouver un sentiment de "travail bien fait" dans la mesure où les colis ont bien été expédiés en temps et heure. Si vous avez deux semaines de commandes en souffrance à rattraper, il y a de fortes chances que vous subissiez des ratés en agissant dans la précipitation. A l'inverse, préparer et expédier les colis à intervalle régulier permet de vivre votre vie d'e-commerçant dans une atmosphère plus paisible en continuant à vous assurer que tout se passe bien et qu'aucun acheteur n'a été oublié.


La logistique est un domaine de compétences qui ne s'improvise pas jour au lendemain et elle est d'ailleurs enseigné à l'université. Il est peu probable que vous réussissiez à améliorer la préparation de vos commandes en y investissant des tonnes d'efforts par à-coup et toutes les trois semaines. Mieux vaut donc commencer à mettre en place une routine et y apporter des améliorations par étapes régulières. Vous verrez, vous serez bientôt aussi efficace que les pros.


2. Traitez les commandes qui sortent de l'ordinaire en dernier


Quand on prépare un nombre important de colis, on entre obligatoirement dans une sorte de cadence. C'est précisément à cet instant que votre efficacité atteint d'ailleurs son apogée, et que vous devez absolument tout faire pour ne pas être dérangé. C'est la raison pour laquelle il est préférable de mettre de côté les commandes spéciales et les colis nécessitant un carton ou un emballage particulier pour de ne pas perturber ce rythme. Si une commande vous force à vous éloigner du dépôt, si elle nécessite d'y consacrer plus temps, ou si elle comporte tout autre exigence susceptible de porter un coup à votre cadence d'emballage, zappez-la. Préparez-la à la fin, quand toutes les commandes "standards" auront été traitées. En sautant du coq à l'âne pour réaliser simultanément plusieurs petites tâches qui sortent de l'ordinaire, vous réduisez considérablement votre efficacité.


3. Allouez un espace à la préparation des commandes

 

Bien entendu il est difficile de rivaliser en productivité avec un centre de traitement comme ceux d'Amazon quand on est un petit e-commerçant, surtout si on n'a pas la chance de disposer d'un entrepôt dédié. Il est pourtant impératif de créer un espace dédié à la préparation de vos commandes, ne serait-ce qu'avec une planche et deux tréteaux. Il est terriblement difficile d'emballer des objets si vous devez les déplacer d'un bout du canapé à l'autre. Pas question de bloquer une pièce pour cela bien sûr, mais juste de dégager suffisamment d'espace pour commencer à emballer les commandes des acheteurs dans de bonnes conditions. Le but  étant d'éliminer tous les obstacles susceptibles de porter préjudice à votre rythme, et gagner instantanément en efficacité par la même occasion.

 

4. Examinez les différentes étapes de préparation des commandes

 


Chaque étape du processus de préparation d'une commande est une opportunité pour améliorer son efficacité. C'est d'ailleurs le secret de toutes les organisations ultra-efficaces. A savoir modéliser ce processus, identifier en permanence ces points faibles, et chercher des améliorations significatives à chaque fois que c'est possible. En d'autres mots, isoler les différentes étapes nécessaires à la préparation de vos colis est un passage obligatoire. Voilà pourquoi vous avez intérêt à vous fixer ce nouvel objectif à long terme et commencer à affiner votre processus semaine après semaine.


5. C'est toujours plus sympa avec les amis...

 


Dans la mesure du possible, essayez toujours de faire appel à une autre personne lorsque vous préparez vos commandes. Il n'y a rien de pire que d’exécuter des tâches rébarbatives tout seul. Les études de comportement démontrent que le travail en équipe réduit la probabilité de prendre des pauses de manière excessives et permet de rester plus concentré. Lorsqu'on prépare des colis à la chaîne, personne ne veut devenir le maillon faible et être responsable du ralentissement du processus.

 

Enfin... mettre un peu de musique et commencer à prendre la vie du bon côté est tout à fait permis lorsque vous préparez vos colis. Un nombre important de commandes à préparer n'est-il pas après tout un excellent problème quand on est un e-commerçant qui deviendra bientôt grand ?